Конференция — это намного больше, чем доклады и кофе
Когда приходишь на конференцию, кажется, что всё довольно просто: есть площадка, сцена, спикеры, кофе, бейджик — и вот уже можно слушать доклады, встречать знакомых и обсуждать технологии в коридорах.
На самом деле, за этим стоит большая работа десятков людей и сотни деталей, которые хорошо организованная конференция как раз и помогает не замечать.
Кто-то искал площадку и договаривался о её аренде. Кто-то месяцами собирал программу и отбирал доклады. Кто-то покупал билеты спикерам, проверял микрофоны, заказывал мерч, считал количество порций на обед и придумывал, чем занять людей на афтерпати. А кто-то следил, чтобы бейджики были на месте, кофе не закончился, а презентация открылась на нужном слайде.
И всё это стоит денег.
Мы собрали на этой странице основные составляющие стоимости участия в нашей конференции. Возможно, о некоторых из них вы даже не задумывались. А нам хочется, чтобы вы знали, что происходит за кулисами и из чего складывается тот самый опыт, ради которого мы все встречаемся.
1. Площадка и инфраструктура
Аренда конференц-площадки, залов для выступлений, переговорных комнат и дополнительных помещений.
Аренда пространства для регистрации, выставочной зоны, партнёрских стендов и неформального общения.
Аренда помещений для подготовки спикеров, работы организаторов и программного комитета.
Организация и оформление пространства: сцены, зон регистрации, навигации, мест для отдыха и общения.
Мебель, стойки регистрации, столы, стулья и другие необходимые элементы инфраструктуры.
Электроснабжение, подключение к интернету, Wi-Fi для участников и технических команд.
Уборка помещений, вывоз мусора, поддержание порядка и обеспечение чистоты во время мероприятия.
Охрана, контроль доступа, пропускная система и другие необходимые услуги площадки.
Дополнительные услуги площадки, необходимые для подготовки и проведения мероприятия.
2. Техническое обеспечение конференции
Аренда и настройка звукового оборудования: микрофонов, акустических систем, микшерных пультов и другого оборудования.
Аренда экранов, проекторов, светодиодных панелей и оборудования для демонстрации презентаций.
Сценический свет, оборудование для сцены и технические конструкции.
Компьютеры, ноутбуки, переходники, кликеры, мониторы и другие устройства для выступлений.
Техническое обеспечение трансляций и видеоконференций, если они предусмотрены программой.
Оборудование и программное обеспечение для записи выступлений.
Услуги звукооператоров, видеоинженеров, светотехников, системных администраторов и других технических специалистов.
Подготовка, монтаж, настройка и демонтаж оборудования.
Технические репетиции, проверка презентаций и обеспечение бесперебойной работы оборудования во время конференции.
3. Программа конференции и работа программного комитета
Работа программного комитета по формированию программы конференции.
Поиск, отбор и приглашение докладчиков.
Приём и рассмотрение заявок на выступления.
Оценка и отбор докладов, подготовка тематических секций и формирование расписания.
Работа с темами выступлений, аннотациями и описаниями докладов.
Коммуникация со спикерами на всех этапах подготовки.
Подготовка круглых столов, дискуссий, интервью, мастер-классов и других форматов программы.
Проведение встреч программного комитета и рабочих сессий.
Организация логистики членов программного комитета, включая проезд, проживание и питание при необходимости.
Оплата услуг привлечённых специалистов по подготовке программы, модерации, редактуре и другим связанным задачам, если такие услуги предусмотрены.
4. Приглашение и сопровождение спикеров
Поиск и приглашение спикеров, согласование тем и форматов выступлений.
Организация проезда спикеров к месту проведения конференции и обратно.
Оплата авиабилетов, железнодорожных билетов, трансферов, такси и других транспортных расходов.
Проживание спикеров в гостиницах или других средствах размещения.
Питание спикеров во время подготовки и проведения конференции.
Организация встреч и сопровождения спикеров, координация их перемещений и расписания.
Подготовка спикерской зоны, комнат ожидания и помещений для подготовки к выступлениям.
Работа координаторов спикеров.
Подготовка презентаций и материалов к выступлениям, техническая проверка докладов.
Оплата услуг спикеров, ведущих секций, модераторов и приглашённых экспертов, если это предусмотрено договорённостями.
Организация дополнительных встреч и активностей для спикеров в рамках программы конференции.
5. Регистрация и обслуживание участников
Разработка и поддержка системы регистрации участников.
Настройка продажи билетов, обработки заявок, подтверждения участия и выдачи билетов.
Работа с платежами, возвратами, изменениями регистрационных данных и обращениями участников.
Изготовление бейджей, лент, браслетов, пропусков и других регистрационных материалов.
Подготовка списков участников и материалов для регистрации.
Работа стойки регистрации и команды, встречающей участников.
Информационная поддержка участников до мероприятия, во время конференции и после её завершения.
Подготовка навигации по площадке, расписаний, программ и информационных материалов.
Обеспечение доступности необходимой информации об организации конференции.
Работа координаторов и волонтёров, помогающих участникам ориентироваться на площадке.
Организация хранения вещей и других дополнительных сервисов, если они предусмотрены форматом мероприятия.
6. Питание и напитки
Организация питания участников в течение конференции.
Кофе-брейки, чай, кофе, вода и другие напитки.
Обеды, перекусы и другие предусмотренные программой приёмы пищи.
Кейтеринг для спикеров, членов программного комитета и технической команды.
Питание участников специальных форматов и дополнительных мероприятий.
Организация питания с учётом заявленных диетических предпочтений и ограничений, если это предусмотрено мероприятием.
Доставка продуктов и напитков, работа обслуживающего персонала, аренда необходимого оборудования и посуды.
Организация точек с водой и напитками на площадке.
7. Мерч и материалы участника
Разработка концепции, дизайна и изготовление фирменного мерча конференции.
Футболки, толстовки, сумки, шоперы, носки, значки, стикеры и другие сувениры.
Канцелярские принадлежности, блокноты, ручки и другие полезные материалы.
Пакеты участника.
Изготовление бейджей, лент, наклеек, карточек и печатных материалов.
Дизайн, печать и производство программ конференции, расписаний, указателей и информационных стендов.
Подготовка брендированных материалов для рабочих зон, партнёрских пространств и дополнительных активностей.
Упаковка, доставка, хранение и распределение мерча.
8. Фото, видео и создание контента
Фотосъёмка конференции, выступлений, участников, партнёрских зон и дополнительных мероприятий.
Видеосъёмка выступлений, интервью и других событий программы.
Монтаж видеозаписей, обработка фотографий и подготовка материалов к публикации.
Запись и обработка звука выступлений.
Подготовка видеороликов, интервью со спикерами, репортажей и других материалов о конференции.
Создание фото- и видеоконтента для сайта, социальных сетей и информационных рассылок.
Подготовка и публикация материалов по итогам мероприятия.
Услуги фотографов, операторов, монтажёров, редакторов и других специалистов, участвующих в создании контента.
9. Нетворкинг и дополнительные мероприятия
Организация пространств и активностей для знакомства и общения участников.
Проведение круглых столов, дискуссий, тематических встреч и других форматов взаимодействия.
Подготовка афтерпати и других неформальных мероприятий в рамках конференции.
Аренда площадок для дополнительных мероприятий.
Организация питания, кейтеринга, напитков и обслуживания на афтерпати.
Приглашение и работа ведущих, модераторов, диджеев, артистов и других участников развлекательной программы.
Организация музыкальной программы, выступлений и других специальных активностей.
Подготовка сценариев, реквизита, декораций и технического оснащения дополнительных мероприятий.
Организация специальных мастер-классов, интерактивных форматов и других активностей, включённых в программу конференции.
Трансферы и другие логистические услуги, если они необходимы для проведения дополнительных мероприятий.
10. Дизайн, оформление и визуальная коммуникация
Разработка визуальной концепции конференции и её фирменного стиля.
Создание графических материалов для сайта, социальных сетей, рассылок и рекламных кампаний.
Разработка дизайна сцены, навигации, указателей, стендов и оформления площадки.
Оформление зон регистрации, выступлений, отдыха и общения.
Подготовка макетов для печати и производства рекламных и информационных материалов.
Изготовление баннеров, плакатов, табличек, стендов и других элементов оформления.
Производство брендированных конструкций и декораций.
Монтаж и демонтаж оформления, доставка и хранение конструкций и материалов.
11. Информационное продвижение и работа с аудиторией
Подготовка и ведение сайта конференции.
Создание и размещение информации о мероприятии, программе, спикерах и условиях участия.
Подготовка публикаций, статей, интервью и других информационных материалов.
Ведение социальных сетей и информационных каналов конференции.
Подготовка и отправка электронных рассылок участникам и потенциальным посетителям.
Создание рекламных материалов и проведение рекламных кампаний.
Размещение рекламы на тематических площадках и в профильных сообществах.
Работа с информационными партнёрами, отраслевыми сообществами и профессиональными объединениями.
Подготовка материалов для партнёров и спикеров, участвующих в информационном продвижении.
Услуги дизайнеров, копирайтеров, редакторов, маркетологов, специалистов по рекламе и коммуникациям.
Анализ эффективности продвижения и каналов привлечения участников.
12. Организация работы команды
Работа команды организаторов по подготовке и проведению конференции.
Координация участников, спикеров, партнёров, подрядчиков и технических специалистов.
Подготовка расписаний, планов работ, инструкций и организационной документации.
Проведение рабочих встреч, совещаний и репетиций.
Работа координаторов площадки, регистрации, спикеров, волонтёров и отдельных зон мероприятия.
Привлечение временного персонала для работы на площадке.
Оплата услуг подрядчиков и специалистов, участвующих в организации мероприятия.
Обучение и инструктаж персонала, подготовка рабочих материалов.
Транспортные расходы команды при подготовке и проведении конференции.
Питание и проживание сотрудников и привлечённых специалистов при необходимости.
Приобретение расходных материалов и необходимых для работы команды принадлежностей.
13. Цифровые сервисы и программное обеспечение
Использование сервисов регистрации и продажи билетов.
Обслуживание сайта и домена конференции, услуги хостинга и технической поддержки.
Использование CRM-систем и сервисов для работы с участниками.
Сервисы для электронных рассылок и информационных уведомлений.
Программное обеспечение для подготовки программы, планирования задач и координации команды.
Сервисы для проведения опросов, сбора обратной связи и оценки качества мероприятия.
Использование облачных хранилищ, инструментов совместной работы и обмена файлами.
Лицензии на программное обеспечение, необходимое для подготовки и проведения конференции.
Техническая поддержка цифровых сервисов и устранение возникающих неполадок.
14. Партнёрские и выставочные пространства
Подготовка площадей и зон для партнёров конференции.
Проектирование и оформление партнёрских стендов.
Производство конструкций, вывесок, баннеров и других элементов оформления.
Аренда оборудования, мебели и технических средств для партнёрских зон.
Подключение электричества, интернета и других необходимых коммуникаций.
Подготовка материалов для взаимодействия участников с партнёрами.
Организация специальных активностей, презентаций, конкурсов и розыгрышей в партнёрских зонах.
Координация работы представителей партнёров и обеспечение организационного сопровождения.
15. Безопасность, комфорт и обеспечение проведения мероприятия
Организация охраны и контроля доступа на площадку.
Обеспечение соблюдения требований площадки и правил проведения мероприятия.
Организация медицинского сопровождения, если оно предусмотрено требованиями площадки или форматом мероприятия.
Обеспечение санитарных условий и поддержание чистоты.
Приобретение необходимых расходных материалов для проведения мероприятия.
Организация доступной среды и дополнительных условий для участников с особыми потребностями, если это предусмотрено.
Страхование мероприятия, оборудования или ответственности, если оно предусмотрено условиями проведения.
Подготовка резервного оборудования и материалов для решения возможных технических и организационных проблем.
16. Подготовка, логистика и завершение мероприятия
Доставка оборудования, мерча, печатных материалов, декораций и других необходимых предметов.
Перевозка материалов между складом, производственными площадками и местом проведения конференции.
Погрузка и разгрузка оборудования и материалов.
Монтаж и демонтаж сцены, стендов, навигации и других конструкций.
Хранение материалов и оборудования до и после мероприятия.
Аренда транспорта и организация работы грузчиков.
Подготовка площадки до начала конференции и приведение её в порядок после завершения.
Вывоз материалов и оборудования, уборка и закрытие площадки.
17. Обратная связь и подведение итогов
Подготовка и проведение опросов участников, спикеров и партнёров.
Сбор и обработка обратной связи о программе, организации и качестве мероприятия.
Подготовка итоговых материалов и отчётов о проведении конференции.
Публикация записей выступлений, фотографий, презентаций и других материалов по итогам мероприятия.
Подготовка благодарностей спикерам, программному комитету, партнёрам и участникам.
Анализ посещаемости, результатов регистрации и других показателей мероприятия.
Подготовка материалов для дальнейшего информационного сопровождения конференции.
А теперь вы знаете немного больше
Конференция — это не только часы на сцене, которые вы проводите с интересными докладами. Это ещё месяцы подготовки, десятки людей, сотни решений и огромное количество мелочей, которые должны сложиться в одно целое.
Мы любим делать конференции, на которые самим хочется приходить. С хорошей программой, классными людьми, работающей техникой, вкусным кофе и тем самым ощущением, что день прошёл не зря.
За всем этим стоит работа, которую не всегда видно со стороны, но которая тоже входит в стоимость участия.
Спасибо, что интересуетесь тем, как всё устроено. И увидимся на конференции — уже с небольшим знанием того, что осталось за кадром. :)